メール考 _ My Life
１００〜１５０。
１日に受信するメールの数。そのうち三分の二はいわゆる迷惑メール。迷惑メール自動除外機能を用いて、それを除いても３０〜５０のメールを受けていることになる。丁寧に読んだり、返事出したりすると大変な時間を割くことになる。
しかし、同業者にはもっと多数のメールを受信してる方が居るのではないだろうか。そういう人たちは、いったい、どんなふうに多数の配信メールを処理してるのだろう。
こんな記事（http://internet.watch.impress.co.jp/www/article/2002/1212/pew.htm）がある。
米Pew Internet & American Life Projectがこのほど発表した米国人の電子メール生活に関する調査報告によると、米国人はメールをうまく使いこなし、ファクスなどの他の媒体よりも好ましいと考えていることが明らかになった。
米国での企業生活は、ネットなしにはもう成り立たなくなっている。今回の調査では、インターネット接続環境を持つ従業者の割合は62％に達した。このうちメールを利用するのは98％と、ほぼ全員が業務に電子メールを使用していることが明らかになった。
メール受信状況についても詳細な調査が行なわれた。米国の従業員は、1日平均20通を超える人は23％、50通を超える人は6％いたが、60％は10通以下であった。送信件数では、78％が10通以下であり、20通を超えると回答したのは11％のみであった。メールの処理にかける時間は1日当たり1時間未満と回答したのは73％いた。過去1年間の動きについては、前年比でメール量が増えたと回答したのは48％で、変わらないと回答したのが46％であった。
メールの重要性も増しており「仕事に不可欠」と回答した人が52％と初めて過半数に達した。不可欠と回答していない人でも34％が「まあまあ重要」と回答しており、9割近い人が仕事に必要と感じていることが分かる。
この記事を踏まえれば、私が受信するメールの数は多い方らしい。
さて、メールの利用法についてである。
電子メールが使えるようになって便利になった反面、使い方に配慮すべきことも多いだろう。
メールが得意、不得意なこととは何だろう。同じ記事にこうある。
メールは、事実の伝達には威力を発揮するといわれているものの、心を伝える手段にはならないということも認識されている。実際、77％が「業務管理に役に立つ」としており、63％が「電話や話をするよりも有効である」と言及する一方で、85％は「実際の交渉は実際の会話で行なうことが必要」と感じている。
こんな記事も見つけた（http://atlantic2.gssc.nihon-u.ac.jp/magazine/006/inseihitudoku-ochiai2.htm）。
メールの欠点について
第一点は、文字伝達のため、言葉が足りず、誤解が生じる点である。メールは、一見、手紙のようである。しかし、瞬時に送ることが出来、なおかつ、限られた画面で見るため、簡潔に書かなければならない。
第二点は、極端な意見を述べてしまうという点である。普段は、公平な意見を述べている方でも、メールという媒体では、極端な意見に特化してしまう傾向がある。
確かに、メールは便利なコニュニケーションツールのひとつであるが、それが持つ特性故の欠点もある。
「コミュニケーションで大切な事ってなんだろう？」
ある授業でそう大学生に尋ねた。返ってきた答えは……
「目をみる」
「うなずく」
「相づちをうつ」
「相手が言ったことを繰り返す」
「わからないことを聞き返す」
「相手の身になって考える」
これらはいずれも聞き手のアクションである。試しに聞き手にこうしたアクションをさせずにしゃべってみると、話し手は話づらいことが良くわかる（試しにやってみてください）。
つまり、コミュニケーションでは“聞くこと”が重要なのである。話している相手は、聞き手のこうした反応を見たり感じたりしながら、言葉を吟味しながら話す。しかし、こうした双方向のやりとりがメールでは困難なのだ。だから、“心を伝える手段”にならず、“誤解”が生じる。したがって、相手の考えや気持ちを理解・共感してグループで何かを決めたり、合意を導いたりする場合は、メールというコニュニケーション手段を避ける方が望ましいだろう。
では、メールにコミュニケーションツールとしてのメリットはないのだろうか？
こういう話がある。
あるところで開催される予定の保護者会に参加できない保護者に対して、ある議事に関するコメントをメールで募集したところ、短期間にいろんな思いが寄せられた。それは、とても有意義なコメントばかりだった。
もちろん、寄せられたコメントは保護者会で紹介されるだろう。その結果、参加した人たちは、欠席した人たちの考えや意見も含めて、より多くの人が合意できる結論を導く努力をするだろう。議事録が会議後に全員に配布されれば、欠席した人たちは自分の意見がどのように反映されたかを確認できるし、場合によっては安心、納得するだろう。
これは、メールと言うツールを介して、良好な関係性が保たれる一例ではないだろうか。もちろん、手紙を出して意見を募る方法も同様だが、手紙を作成したり、やり取りをする手間を考えると、メールのやり取りの方が遥かに機動的だ。働きながら地域の活動に参加する保護者にとって、こうしたメールの利用法は非常にありがたいと思う。
メールを書く上での留意点
- 軽い礼儀を持つ。親しさを考えなければならない。先程の例にあるように、相手との親しさやメールのやりとりの頻度によって、書く文体は変化する。
- 語りかけるように書く。堅い文章では、相手との距離感を感じ、不快にさせてしまう場合がある。メールでは、ビジネス文書ほど堅くなく、話し言葉ほど、フランクではないことが重要である。
- 自分の感情を文章化する。顔が見えないため、言葉が足りぬ文章では、相手を不快にさせることがある。自分の感情を言葉で付け加えるべきであろう。時と場合によっては、顔文字も有効である。
- 相手を思いやる気持ちを持って書く。送り手は、非常に忙しい中、メールをくれたかもしれない。相手の状況を踏まえ、相手を思いやる文章を一言入れるべきである。
- 要点を押さえ、簡潔に書く。長々と書いてしまっては、読む相手も疲れるので、要点を押さえて、簡潔に書くべきである。
これらは、先のサイトにあるメールの留意点。
参考にしてメールを有効に活用したい。
