会議時間のコントロールの難しさ _ My Life

始めよければ終わりよし

昨日、そう思って臨んだ今年初めてのＰＴＡ運営会議。アイスブレイクは……握手deはじめまして／ワン・バイ・ワン・インタビュー／他己紹介

握手deはじめましてで緊張が解れた後は、これまでのように本部役員、各種委員会委員、先生が固まる座席配置にならないように、３組向かい合わせのランダムグループを作ってもらい、ワン・バイ・ワン・インタビューと他己紹介で保護者どうし、保護者と先生の距離をぐっと縮める。皆大変ノリが良く、いつもの会議のような硬い雰囲気がまったく感じられなかった。

その波に乗り、私は、報告事項をテンポ良く進め、さらに、運動会に関する協議事項もテンポ良くこなしていった。

しかし！

しかし、その後がいけなかった。想定外のコトが相次ぎ、流れをコントロールできず、テンポが崩れる。なんとか立て直しを試みるが、最後まで立て直すことができず、終わってみれば２時間を超える会議。アイスブレイクのインタビュー質問「こんな会議はダメ会議」の例として多くの人が上げた”長時間の会議”となってしまう、大失敗。

会議終了後から今朝まで、会議に参加者のうちメールで連絡が取れる方々にお詫びのメッセージを送る。と同時に、一人ふりかえり。

何がまずかったのか。何を改善するべきか。

以下、備忘録。

【情報共有と合意形成】少なくとも役員は、報告・協議事項の内容について事前に相互確認や合意を得ておくように努め、運営委員会でバラバラな意見を言わないように心がける。書記および説明責任者は、後日、役員会議事録、あるいは運営委員会で必要な別紙資料を作成し、運営委員会までにメールやFAX等で全役員へ回覧しておく。
【説明責任】役員会では、どの項目を誰が説明するかを決めておき、運営委員会レジメに説明者の名前を明記しておく。
【時間マネジメント】役員会では、報告と協議に必要な時間を大まかに見積もり、会議全体のタイムスケジュールを会議レジメに明記する。
【議事内容マネジメント】書記は、説明責任者と連絡をとりながら協議事項について考えられる“案”をレジメに明記し、別紙資料と併せて運営委員の人数分を準備しておく。運営委員会では、後で資料を見れば分かることについては極力説明を省き、重要な点だけを簡潔に説明するように努める。足りない部分は質疑応答でまかなう。
【協力】分からなければ、躊躇せず電話等でこまめに連絡する。一人で全部やらず、役割分担する。

熟成されていない会議には、なごみの要素だけでなくこういう細やかな事前準備が必要だろう。